Gerade im Büro ist Ordnung eines der wichtigsten Stichwörter überhaupt.

Andernfalls würde der Schreibtisch unter schier unendlich großen Papierstapeln schnell begraben werden. Aus diesem Grund finden sich im Bereich Bürobedarf und Schreibwaren besonders viele Systeme, mit denen man Ordnung halten kann. Ob es sich dabei nun um die bekannten Briefablagen oder auch Pultordner zum Vorsortieren handelt, spielt dabei keine Rolle.
Auch beim Papier selbst kann man verschiedene Varianten wählen, um einen besseren Überblick zu behalten. So ist es z. B. sinnvoll, das Faxgerät mit farbigem Papier zu bestücken. Dadurch weiß man jederzeit und vor allen Dingen auf einen Blick, welche Unterlagen postalisch oder eben per Fax eingegangen sind. Gleiches kann man auch mit E-Mails machen. So kann z. B. für alle gedruckten E-Mails ein grünes Papier, für alle Faxe ein gelbes Papier gewählt werden. Die auf dem Postwege eingegangenen Unterlagen werden hingegen in den meisten Fällen auf weißem Papier ausgefertigt worden sein. So kann man sich trotz riesiger Papierstapel schnell und einfach zurecht finden.
Gleiches gilt übrigens für die Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen. So kann man rotes Papier für Lieferscheine und blaues Papier für Rechnungen wählen. Man weiß dann sofort, welche Farbe in welchen Ordner, also den für Lieferscheine oder eben auch für Rechnungen, gehört.
Die Ablagekörbe sollten allerdings wirklich nur als Zwischenstation für die Papiere angesehen werden. Nach Möglichkeit sollte man die Körbe täglich, mindestens aber wöchentlich leeren. Hier kommt es auch immer auf die Größe des Unternehmens an. Die Ordnerbeschriftung sollte am besten maschinell erfolgen. So erhalten alle Ordner ein einheitliches Aussehen, sodass man schnell weiß, was in welchem Ordner zu finden ist. Auch hier kann man wieder mit Farben arbeiten. Ordnerrückenschilder gehören zum alltäglichen Bürobedarf und sind in jedem Fachhandel zu finden. Die blauen Rechnungen können so ein blaues Ordnerrückenschild erhalten, die roten Lieferscheine hingegen ein rotes. Auf der Suche nach einer Lieferschein- oder Rechnungskopie, muss man nicht erst zum Schrank hingehen und die Beschriftung lesen, sondern weiß sofort, der rote Ordner ist für Lieferscheine.

Sandra Müller
vz(at)hub-eisenach.de